PROPOSAL LAPORAN PROJECT APLIKASI TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI “PERANCANGAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIE AMM MATARAM”
PROPOSAL LAPORAN PROJECT
APLIKASI TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI
“PERANCANGAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIE AMM
MATARAM”
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Organisasi
Perpustakaan
berjalan seiring berkembangnya informasi dapat di akses berdasarkan
berkembangnya teknologi informasi. Dengan demikian perpustakaan dijadikan
sebagai bagian dari pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian,
rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan
jasa lainnya. Hal tersebut telah ada sejak dulu dan terus berproses secara
alamiah menunjuk kepada suatu kondisi dan tingkat perbaikan yang signifikan
meskipun belum memuaskan semua pihak.
Dengan
demikian, batasan istilah perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah
gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan
terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki: 1991, 3). Selain buku,
di perpustakaan juga terdapat sumber informasi dari bahan cetakan seperti
majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip atau naskah, lembaran musik,
dan berbagai karya media audiovisual seperti film, slide, kaset, piringan
hitam, serta bentuk mikro seperti microfilm, microfis, dan mikroburam.
Perkembangan
perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari sejarah manusia dan perkembangan
Teknologi Informasi karena perpustakaan merupakan produk manusia. Ternyata
sejak dahulu kala salah satu kegiatan perpustakaan ialah menyimpan produk
tulisan manusia dan perpustakaan tidak akan ada tanpa manusia. Teknologi sangat
berperan dalam menunjang kemajuan perpustakaan, apalagi pada zaman sekarang ini
perpustakaan di tuntut untuk mengikuti perkembangan teknologi.
Perpustakaan
juga merupakan suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi
yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa layanannya. Perpustakaan
selalu dikaitkan dengan buku sementara buku dekat dengan kegiatan belajar, maka
perpustakaanpun sangat dekat dengan kegiatan belajar. Hanya saja, perpustakaan
bukan tempat sekolah dalam arti formal. Karena adanya kegiatan belajar yang
berbeda jenjangnya, dari prasekolah hingga universitas, ditambah dengan
kepentingan membaca yang berbeda-beda, maka muncullah perpustakaan dengan
berbagai bentuk dan jenisnya demi menyesuaikan kebutuhan penggunanya tersebut,
Ada yang disebut dengan perpustakaan perguruan tinggi.
Dalam
Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1990 pasal 55 tentang Pendidikan Tinggi
disebutkan bahwa salah satu syarat untuk menyelenggarakan perguruan tinggi
harus memiliki perpustakaan. Sedangkan dalam pasal 34 dikatakan bahwa Unit
Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan merupakan unsur penunjang sebagai
kelengkapan bagi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, yang
kedudukannya diluar fakultas dan kepala perpustakaanya bertanggung jawab
langsung kepada Rektor.
Dalam
mendirikan suatu perpustakaan diperlukan beberapa unsur yaitu: Landasan teori, struktur organisasi,
sumber daya manusia, koleksi, dana, gedung dan perlengkapan. Sebaiknya sebelum
mendirikan suatu perpustakaan perlu diadakan konsultasi dengan pakar dan studi
banding ke perpustakaan yang sudah berkembang. Perpustakaan
STIE AMM Mataram merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang berada ditingkat
unit yang mempunyai tugas memperlancar
pelaksanaan tugas instansi serta berfungsi sebagai tempat sumber informasi bagi
pemakai.
Pemakai
Perpustakaan STIE AMM Mataram adalah mahasiswa, dosen dan civitas akademika.
Mahasiswa terdiri dari berbagai jurusan atau disiplin ilmu dan merupakan
pemakai yang paling aktif dalam memanfaatkan sumber informasi yang ada di perpustakaan.
Sejauh
ini belum diketahui dengan jelas kebutuhan dan pola perilaku mahasiswa dalam
mencari informasi. Kebutuhan informasi pemakai dapat dilihat dari perilaku
dalam pencarian informasi, maka perpustakaan perlu memperhatikan hal tersebut
guna mendapatkan umpan balik bagi perpustakaan untuk memberikan pelayanan
informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Ketepatan
strategi yang diterapkan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan sebagai
penunjang kegiatan perkuliahan sangat menentukan dalam pencarian informasi.
Kesalahan dalam bertindak atau ketidaktahuan mengenai sumber informasi yang
dapat diandalkan dapat menjadi faktor penghambat dalam rangka pengumpulan tugas
yang diberikan pengajar. Keadaan ini jelas berhubungan erat dengan perilaku
mahasiswa dalam mencari informasi yang diperlukan.
1.2. Struktur Organisasi
Struktur
Organisasi STIE AMM Mataram
1.3. Analisa Permasalahan
Permasalahan
yang ada didalam proses kegiatan di
perpustakaan STIE AMM adalah masalah sirkulasi yang bersifat semi atau kebanyakan masih dilakukan secara
manual karena masih banyak buku yang belum tersimpan didalam data base. Dimana pustakawan melakukan pencatatan
berupa daftar pinjaman dan
data pengembalian pinjaman buku,
Serta input dan out put buku dari proses sirkulasi masih
belum optimal dimana pelaporan yang masuk di database tidak sesuai dari hasil
laporan sirkulasi.
1.4. Analisa Kebutuhan
Dari
permasalahan yang telah dihadapi diatas maka perlu adanya sebuah pemikiran
bagaimana jalan
keluar dari permasalahan yang dihadapi. Salah
satu kebutuhan yang harus segera ditangani ialah proses pelayanan sirkulasi di perpustakaan
yang di jalankan apa sudah sesuai dengan standar
operasional pelaksanaan terhadap
kondisi sekarang, kedua proses input dan out put data buku dalam laporan yang masuk didalam laporan database dokumen
pendukung yang harus di koreksi ulang apakah sudah baik.
Sehingga dari dua permasalahan tersebut maka dapat kita
mengerti apa saja yang harus ada didalam sistem informasi ini “ hal – hal yang
ada dalam software”
KAJIAN
PERMASALAH
2.1. Identifikasi
Proses sirkulasi
Identifikasi Proses alur pelayanan sirkulasi perpustakaan STIE AMM Mataram merupakan sebuah proses
pelayanan peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan yang bertujuan untuk mengetahui
proses apa saja yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibangun.
Identifikasi tersebut meliputi identifikasi input, proses, dan output. Berikut alur
pelayanan di perpustakaan STIE AMM Mataram
2.2. Rumusan
Masalah
Rumusan masalah dari sistem layanan sirkulasi di
Perpustakaan STIE AMM Mataram adalah :
1.
Bagaimana
cara mempermudah layanan sirkulasi di Perpustakaan STIE AMM Mataram
?
2.
Bagaimana
cara memperbaiki proses alur pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIE AMM
Mataram ?
LANDASAN TEORI
3.1. Perancangan
Sistem Teknologi Informasi di Perpustakaan STIE AMM Mataram
1. Perancangan
Perencanaan merupakan mengatur
sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan
penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan
datang. Definisi lain dari perencanaan adalah pemikiran hari
depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang
formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut
sistem yang terintegrasi.
Menurut
Wilson, Pengertian Perencanaan
merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai
maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh
perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan. Ciri-ciri pokok dari
perencanaan
umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan
persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses
yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan
sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada
sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. Sebelum kita
melangkah dalam membangun system aplikasi E-Library, ada baiknya kita melakukan
alur perancangan dan database terlebih dahulu. Jadi, intinya kita ambil konsep
standar metode yang sering digunakan oleh para developer web, yaitu metode
“waterfall” :
1. Perencanaan
(Planning)
2. Desain
(Designing)
3. Kode
(Coding)
4. Pengujian
Sistem (Testing)
5. Dan
Pengembangan (Maintenance)
Dalam
sebuah system, pasti memiliki suatu alur. Alur kerja disini dalam artian tahap
proses dari system itu sendiri. jadi alurnya seperti ini:
a. Staf
memasukan data-data utam terlebih dahulu. Data utama disini, yaitu manajemen
kategori, anggota, dan buku. Jika diperlukan manajemen madul, manajemen staf,
manajemen status member, maupun manajemen links (bersifat optional, karena
walaupun manajemen ini tidak ada sekalipun, system masih dapat berjalan), namun
sebaiknya sertakan saja.
b. Setelah
data-data utama di masukkan, staf bisa memasukkan transaksi peminjaman dengan
cara berikut. Staf memasukkan member dan buku yang dipinjam. Setelah staf
mengklik simpan, maka data akan masuk ke dalam manajemen transaksi. Jika ada
sesuatu hal yang tidak di dukung system, maka system akan menampilkan alert
peringatan kepada staf.
c. Setelah
hari terlewati, staf bisa melakukan manajemen pengembalian buku dari member
melalui form pengembalian. Semua hal seperti waktu pinjam, jadwal kembali, dan
tanggal kembali akan tercatat, sehingga jika member atau anggota terlambat
mengembalikan buku, maka akan tampil alert pergantian sejumlah denda yang harus
dibayarkan. Begitu pula jika buku yang dipinjam tersebut hilang, maka system
akan menanpilkan alert pergantian sejumlah uang untuk pergantian buku.
d. Setelah
data pengembalian buku selesai, staf bisa menampilkan sekaligus mencetak data
transaksi pengembalian tersebut ke dalamformat Excel.
2.
Sistem
Sistem
berasal dari bahasa Latin systema
dan bahasa Yunani sustema. Pengertian sistem adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu
tujuan. Atau dapat juga dikatakan bahwa Pengertian Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling
berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk
mencapai suatu tujuan. Jadi, secara
umum Pengertian Sistem adalah perangkat unsur yang teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Pengertian lain dari Sistem adalah susunan dari pandangan, teori,
asas dan sebagainya. Sebenarnya, ada banyak pengertian sistem yang telah
dikemukakan oleh para ahli, beberapa diantaranya akan kami sajikan melalui
materi ini.
Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu. Esensinya system terdiri dari :
1. komponen-komponen dalam sistem
tersebut, mencakup
2. serta fungsi-fungsi teknologi di
dalamnya yaitu:
Pengertian
sistem menurut Wikipedia indonesia adalah sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang
terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran
informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model
matematika seringkali bisa dibuat.
Pada prinsipnya, setiap sistem
selalu terdiri atas empat elemen:
a.
Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia
dapat benda fisik, abstrak,
ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
b.
Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan
objeknya.
c.
Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
d.
Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
Syarat-syarat sistem:
a. Sistem harus dibentuk untuk
menyelesaikan masalah.
b. Elemen sistem harus mempunyai
rencana yang ditetapkan.
c. Adanya hubungan diantara elemen
sistem.
d. Unsur dasar dari proses (arus
informasi, energi dan material) lebih
penting dari pada elemen sistem.
penting dari pada elemen sistem.
e. Tujuan organisasi lebih penting dari
pada tujuan elemen.
3. Teknologi
Informasi
Konsep pengembangan perpustakaan dengan mengaplikasikan
teknologi informasi sudah sewajarnya menjadi blue print perpustakaan. Tentu pengembangan perpustakaan tersebut
tidak serta merta harus mencapai hasil pada saat itu juga, tatapi memerlukan
proses perkembangan dengan memperhatikan berbagai macam faktor baik faktor
internal organisasi perpustakaan dan faktor eksternalnya. Yang menjadi
permasalahan sekarang ini adalah ketika perpustakaan mengubah pola pelayanan
penyajian informasi dari tercetak ke informasi digital perpustakaan belum
sepenuhnya mampu mengantisipasi dan mengakomodasi semua kepentingan dari
pengguna dan perpustakaan itu sendiri sebagai pihak yang berkompeten dalam
menyajikan informasi tersebut. Meskipun berbagai tahapan persiapan telah
dilaksanakan baik dari segi software,
hardware, brainware dan lingkungan organisasi yang mendukung, tatapi tidak
semua komponen tersebut saling mengetahui akan tugas masing-masing.
Pada
1996 Haag dan Keen mendefinisikan teknologi informasi sebagai seperangkat alat
yang membantu Anda untuk bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas
yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Dalam hal ini, TI dianggap alat
yang digunakan untuk pekerjaan yang berkaitan dengan informasi. Pengolahan
informasi yang dihasilkan diproses menggunakan alat-alat tersebut. Alat-alat
ini adalah komputer beserta software-software pendukungnya.
Seringkali perpustakaan dalam hal ini petugas
perpustakaan (pustakawan) terjebak pada pola pikir praktis yang lebih
mementingkan kemampuan sistem informasi perpustakaan tersebut tanpa mau belajar
bagaimana sebenarnya sistem tersebut bisa berjalan. Kurangnya sikap akomodatif
terhadap sistem informasi tersebut pun akhirnya menjadi bumerang bagi
pelaksanaan layanan perpustakaan. Bahkan apabila terjadi kesalahan sistem
informasi perpustakaan, maka layanan perpustakaan akan terhenti karena menunggu
perbaikan dari pihak pengembang sistem informasi. Belum lagi ketergantungan
terhadap pihak pengembang itu sendiri karena bagaimanapun kehandalan sistem
informasi akan selalu memerlukan perawatan berkala dan pustakawan tidak mampu
menguasai program tersebut untuk melakukan perbaikan.
Pustakawan tidak dituntut sebagai programer atau pembuat program tentang sistem informasi
perpustakaan tersebut, tetapi hanya dituntut untuk mau belajar bagaimana sistem informasi
tersebut dapat berjalan. Seringkali terjadi kesalahpahaman tentang sistem
informasi yang telah di setup
diperpustakan tersebut tetapi hasilnya justru kegiatan perpustakaan yang
dikendalikan oleh sistem tersebut. Padahal sistem informasi dibuat untuk
mendukung kegiatan layanan perpustakaan, tetapi yang terjadi justru sebaliknya
petugas yang menyesuiakan dengan sistem informasi tersebut, bahkan ada rasa
ketakutan apabila sistem tersebut berjalan maka akan menghilangkan bidang kerja
yang dilakukan oleh pustakawan.
Timbul pertanyaan apakah penerapan teknologi informasi di
perpustakaan dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakaan kepada
masyarakat? Tentu jawabnya adalah ya. Dengan tren teknologi yang berkembang dan
kondisi masyarakat yang peka infomasi, perpustakaan memilki peluang sebagai
salah satu sumber informasi favorit pilihan masyarakat. Teknologi informasi
perpustakaan menjadi roh dalam setiap kegiatan layanan informasi. Jika sudah
demikian maka semua komponen organisasi perpustakaan harus mendukung penggunaan
teknologi informasi tersebut. Ketergantungan pada pengembang sistem informasi
memang adakalanya menjadi permasalahan tersendiri apabila perpustakaan sudah
memutuskan menggunakan software
aplikasi tersebut, tetapi sebaiknya pihak perpustakaan yang lebih proaktif
dalam memberikan masukan terhadap proses kegiatan sistem informasi
perpustakaan. Perpustakaan yang memiliki content
informasi sedangkan sistem informasi perpustakaan sebagai sarana semata. Pihak
pengembang program dalam hal ini hanya bertindak sebagai mitra dari perpustakaan bukan yang menentukan
arah dari sistem informasi perpustakaan tersebut. Jadi harus digarisbawahi
bahwa ketergantungan terhadap tenaga ahli teknologi informasi nantinya akan
menghambat proses layanan informasi perpustakaan, tetapi justru sebaliknya
perpustakaan yang memegang kendali tentang arah dari layanan sistem informasi
tersebut. Perpustakaan dapat mengantisipasi apabila terjadi kesalahan pada
sistem informasi dengan menyiapkan tenaga pustakawan yang khusus menangani
permasalahan tentang sistem informasi tersebut. Pustakawan tersebut diposisikan
sebagai administrator program yang bidang kerjanya hanya melaksanakan
monitoring tentang berjalan tidaknya sistem informasi perpustakaan tersebut,
bahkan dituntut bisa mengembangkan program tersebut kearah yang lebih baik.
Memang aplikasi penggunaan perangkat teknologi informasi
di perpustakaan memerlukan kerja sama yang luar biasa besar antar komponen yang
saling memiliki keterkaitan, baik intern ataupun ekstern. Tetapi apabila antar
komponen tersebut saling mendukung maka tujuan dari perpustakaan itu sendiri
akan terwujud yakni memberikan layanan informasi kepada masyarakat kapanpun dan
dimanapun, tanpa memperhatikan batas ruang dan waktu. Apabila sudah demikian
maka perpustakaan teknologi informasi akan segera terwujud. Alasanya adalah content informasi dari perpustakaan
tersebut tidak lagi dalam bentuk informasi tercetak tetapi dalam bentuk
informasi digital dengan tulang punggung utama adalah teknologi informasi (ICT).
Content informasi dari perpustakaan
teknologi informasi adalah database
digital dari berbagai macam bentuk informasi yang dikehendaki oleh masyakat
luas.
Dengan tersedianya network
internet maka akan lebih mempercepat proses penyebaran informasi kepada masyarakat.
Pada tahap perkembangan selanjutnya teknologi informasi perpustakaan merupakan
media untuk menciptakan perpustakaan teknologi informasi. Artinya bahwa
perpustakaan teknologi informasi merupakan jawaban dari penggunaan perangkat
teknologi informasi (ICT) dengan menggunakan network (internet) sebagai tulang punggung kegiatannya.
Perpustakaan teknologi informasi memberikan peluang sebesar-besarnya bagi
proses pelayanan informasi perpustakaan kepada masyarakat dengan berbagai jenis
pelayanan mandiri sesuai kebutuhan masyarakat pengguna.
Perpustakaan tentu saja perlu menyediakan
fasilitas-fasilitas yang berorientasi cyber,
seperti hot spot area dengan segala
perkakas pendukungnya (tempat khusus akses, listrik, meja kursi, workstation). Layanan perlu dikembangkan
untuk memudahkan para pengguna, misalnya perpustakaan menyiapkan petugas untuk
membantu users taraf pemula, menambah
jam layanan (khusus ruang askes) atau bila mungkin layanan 24 jam nonstop,
menciptakan suasana senyaman mungkin, menyediakan ruang khusus untuk minum atau
relaksasi sejenak. Sebagai layanan alternatif lain perlu juga disediakan
layanan berbagai jurnal maya yang dapat ditelusur dalam ruang perpustakaan.
4.
Perpustakaan
Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan
sesuatu yang penting. Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah
bangsa. Pendidikan sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki
setiap orang agar bisa menjawab tantangan kehidupan.Untuk
memperoleh pendidikan, banyak cara yang dapat kita capai. Diantaranya melalui
perpustakaan. Karena di perpustakaan berbagai sumber informasi bisa kita
peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui
perpustakaan. Ketika kita mendengar kata perpustakaan, dalam benak kita
langsung terbayang sederetan buku-buku yang tersusun rapi di dalam rak sebuah
ruangan. Pendapat ini kelihatannya benar, tetapi kalau kita mau memperhatikan
lebih lanjut, hal itu belumlah lengkap. Karena setumpuk buku yang diatur di rak
sebuah toko buku tidak dapat disebut sebagai sebuah perpustakaan.
Menurut UU Perpustakaan pada Bab I pasal 1
menyatakan Perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak
dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan
intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan.
Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat
menyediakan sarana bahan bacaan. Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya
perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi untuk
kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dalam rangka
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,1997).
Secara umum dapat kami simpulkan bahwa pengertian
perustakaan adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan
pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber
informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya.
Namun, saat ini pengertian tradisional dan paradigma
lama mulai tergeser seiring perkembangan berbagai jenis perpustakaan, variasi
koleksi dalam berbagai format memungkinkan perpustakaan secara fisik tidak lagi
berupa gedung penyimpanan koleksi buku. Banyak kalangan terfokus untuk
memandang perpustakaan sebagai sistem, tidak lagi menggunakan pendekatan fisik.
Sebagai sebuah sistem perpustakaan terdiri dari beberapa unit kerja atau bagian
yang terintergrasikan melalui sistem yang dipakai untuk pengolahan, penyusunan
dan pelayanan koleksi yang mendukung berjalannya fungsi – fungsi perpustakaan.
METODOLOGI PENELITIAN
4.1 Metodologi
Metodologi pengembangan system
adalah suatu proses pengembangan sistem
yang formal dan presisi yang mendefinisikan serangkaian aktivitas, metode, best
practices, dan tool yang terautomasi bagi para pengembang dan manajer proyek
dalam rangka mengembangkan dan merawat sebagian besar atau keseluruhan sistem
informasi atau software.
Proses alur pelayanan sirkulasi di perpustakaan STIE AMM
Berdasarkan gambaran
proses diatas dapat dijelaskan bahwa mahasiswa bisa langsung memilih buku di
rak dan memebawa buku yang ingin dipinjam kebagian layanan peminjaman dengan
menggunakan kartu anggota perpustakaan atau KTM, buku diproses, buku dipinjam,
lanjut saat mengembalikan buku mahasiswa membawa buku dan bukti pinjam kebagian
layanan peminjaman untuk dikembalikan, buku diperiksa dan dip roses, dan
selesai. Jika mahasiswa terlambat mengembalikan buku akan mendapatkan denda.
5. ANALISA SISTEM DAN RANCANGAN SISTEM
5.1. Analisa Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan
Analisa sistem
merupakan tahap yang paling penting dalam merancang sebuah sistem karena pada tahap analisa ini dapat dilihat
bagaimana sistem yang sedang berjalan dan masalah-masalah apa saja yang sedang
dihadapi. Ketelitian sangat dibutuhkan untuk menentukan seperti apa sistem yang akan dibangun, apabila
penganalisaan sistem yang ada tidak dilakukan secara mendetail maka sistem baru
yang akan didesain hasilnya tidak akan optimal.
Perpustakaan STIE AMM Mataram, sistem pelayanan
sirkulasi masih menerapkan
sistem semi manual. Agar
pelayanan bisa dilakukan dengan cepat dan efektif, maka diajukan sistem yang
bisa membantu menyelesaikan masalah yang timbul karena pemakaian sistem yang
lama, Sehingga kegiatan pelayanan di
perpustakaan dapat berjalan efektif
5.2. Aliran
Sistem Pelayanan yang diterapkan
Aliran sistem pelayanan sirkulasi di perpustakaan
STIE AMM Mataram
1.
Mahasiswa
membawa buku yang ingin dipinjam ke bagian peminjaman dengan menyerahkan KTM dan buku yang dipinjam.
2.
Petugas
memproses memasukkan nim dan kode buku pada aplikasi.
3.
Petugas
menyerahkan bukti pinjam yang harus ditandatangani oleh peminjam, sambil .
4. Mahasiswa
menerima buku dan copy bukti pinjaman.
5. Bagi
mahasiswa yang terlambat mengembalikan dikenakan denda sebesar Rp. 5.000,- (
lima ribu rupiah ) per buku per hari.
6.
Petugas
memberi tanda bukti denda, memproses pada aplikasi.
7. Hasil
denda disetor ke bendahara dalam periode triwulan.
8.
Kemudian
pasien menunggu lagi untuk pemeriksaan dengan dokter spesialis yang dituju
9.
Setelah
selesai pemeriksaan dan mendapatkan resep dari dokter spesialis, pasien
menuju ke apotek untuk pengambilan obat
10. Jika pasien mempunyai kartu kesehatan (kartu
Puskesmas,BPJS, askes) maka pembayaran didapatkan secara gratis, tetapi jika pasien tidak mempunyai kartu
kesehatan tersebut maka pasien harus membayar tunai di loket pembayaran.
5.3. Usulan system yang baru
untuk mengatasi
permasalahan itu diperlukan system baru yang mampu untuk mempermudah kegiatan
pelayanan diperpustakaan, adapun gambaran usulan rancangan sistem pelayanan
sirkulasi diperpustakaan STIE AMM Mataram.
Diagram Alur
Peminjaman Buku
Catatan data peminjam
status buku dipinjam
|
selesai
|
Diagram alur Pengembalian buku
selesai
|
Set
status buku kembali & hitung denda
|
Set status kembali
|
Tampilkan
daftar buku yang dipinjam & hitung denda
|
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Proses kegiatan di perpustakaan STIE AMM yang masih bersifat semi atau kebanyakan masih
dilakukan secara manual.
Dimana pustakawan melakukan
pencatatan berupa daftar pinjaman dan
data pengembalian pinjaman buku, serta input dan out
put buku dari proses sirkulasi masih belum optimal dimana pelaporan yang masuk
di database tidak sesuai dari hasil laporan sirkulasi. Dengan membuat
aplikasi penyimpanan dan pengolahan
data yang dapat mempermudah proses
kegiatan di perpustakaan STIE AMM, memperkecil kemungkinan kesalahan
dalam penulisan data dan mempermudah
dalam menginput data yang baru.
Perlu
adanya sebuah aplikasi sistem untuk keluar dari permasalahan yang
dihadapi. Salah satu kebutuhan yang
harus segera ditangani ialah proses
alur pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIE AMM yang dijalankan apakah sudah efektif dan efesien, apakah sudah sesuai
dengan standar operasional pelaksanaan terhadap kondisi sekarang, kedua proses input dan out put data buku dalam laporan yang masuk didalam laporan database dokumen
pendukung yang harus di koreksi ulang apakah sudah baik. Selain itu perlu adanya sebuah sistem
informasi yang dapat membantu mempermudah
kegiatan pelayanan di Perpustakaan STIE AMM berjalan
lancar dan baik.
6.2
Saran
Dalam
hal pengaplikasian program ini masih ada banyak hal yang perlu diperbaiki yang
dapat mendukung fasilitas untuk mengembangkan pelayanan sirkulasi dan proses input dan out put data buku dalam laporan yang masuk didalam laporan database dokumen
pendukung di Perpustakaan
STIE AMM . Disisi lain dalam aplikasi ini perlu ketelitian dan ketekunan dari
Operator untuk menjalankan program ini. Dengan kata lain dibutuhkan SDM (pustakawan) yang ahli dalam bidang
otomasi.
DAFTAR PUSTAKA
Agus
saputra, 2012 “Membangun Aplikasi E-Library Untuk Panduan Skripsi” Jakarta
http://anissakartikarivai.blogspot.co.id/2013/03/pengembangan-sistem-informasi.html
http://febriyani23.blogspot.co.id/2013/11/definisi-perpustakaan-menurut-para-ahli.html
http://digilib.undip.ac.id/index.php/weblinks/open-educational-resources/38-lain/artikel/47- standarisasi-perpustakaan-perguruan-tinggi
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem
http://ngada.org/pp30-1990pjl.htm
http://zuhairistain.blogspot.co.id/2013/03/pengertian-perencanaan.html
0 komentar :
Posting Komentar